Comment Gestinnov a permis à EXPLORE d’assurer la continuité de l’activité et le lien entre ses collaborateurs grâce à Microsoft Teams ?
Créée il y a plus de 22 ans, EXPLORE est une société nantaise spécialisée dans la production d’informations à forte valeur ajoutée pour le BtoB. Elle compte aujourd’hui plus de 160 collaborateurs, dont une grande partie localisée sur son site nantais, mais également une dizaine de commerciaux basés à Paris. Elle accompagne, tous les jours, plus de 1 400 clients dans l’univers de l’Immobilier, de la Construction et des Services à l’entreprise.
Teams, un projet d’entreprise
Il y a deux ans, EXPLORE a fait le choix de Microsoft Teams pour accompagner la transformation digitale de l’entreprise. Philippe Raison, Directeur Général d’EXPLORE, témoigne : « Nous étions déjà équipés d’une solution de réseau social d’entreprise mais nous souhaitions passer une étape supérieure notamment par l’intégration dans l’univers Office 365, c’est la raison pour laquelle nous nous sommes naturellement tournés vers Teams. Nous nous sommes surtout concentrés sur la partie documentaire, partage de documents, collaboration à plusieurs, mais l’actualité nous a amené à adapter dans l’urgence l’entreprise à un nouveau type de communication. »
Le projet Teams au départ était envisagé comme une modernisation du RSE existant centré sur des problématiques de partage de documents électroniques, essentiellement Office pour la plupart. « C’était plutôt une réussite, avec un bon niveau d’adhésion des collaborateurs. On souhaitait, par ailleurs, mettre en place un certain nombre d’échanges collaboratifs. ».
Un déploiement sur mesure
Au niveau du déploiement de la solution, Philippe Raison relève assez peu d’aspects techniques mais insiste davantage sur les aspects méthodologiques : « Les équipes de Gestinnov nous ont guidé sur les bonnes pratiques, notamment sur la constitution d’équipes, sur la gestion des canaux ; le rôle de Gestinnov dans l’appropriation et la montée en charge de l’outil est essentiel. Mais techniquement, une simple connexion internet suffit. Nous n’avons pas eu à nous concentrer sur les aspects techniques mais plutôt sur les aspects méthodologiques et organisationnels. Les premières phases de déploiement sont très rapides, c’est juste quelques jours, après sur la montée en puissance ça se compte en semaines, inférieur à un mois, c’est très rapide, il ne faut pas rater les premières étapes de méthodologie et de bonnes pratiques, mais c’est un projet qu’on a maîtrisé dans le temps et dans sa complexité grâce aux équipes de Gestinnov. On a pu, en à peine 15 jours, déployer Teams sur la totalité des collaborateurs d’EXPLORE. »
Lorsque l’actualité accélère le mouvement…
Si l’on peut considérer EXPLORE comme un « early adopter » de la solution, les événements récents du Covid 19 et du confinement ont amené l’entreprise à massifier le télétravail puisque, dès le 16 mars, EXPLORE a positionné 160 personnes en télétravail. Pour fluidifier le télétravail, Teams s’est avéré être un outil incontournable, révélant toute sa puissance, notamment dans sa dimension d’échanges interpersonnels, permettant l’organisation de réunion associant à la fois de la vidéo, du son, du partage de documents, d’écrans, et cela de manière très simple. « Cela nous a permis de passer ce moment compliqué et difficile, de maintenir du lien entre les équipes, du lien social, amical. Ça a également permis de maintenir une cohésion et une cohérence avec toutes les instances de décision de l’entreprise. Pour nous, c’était essentiel de pouvoir se voir au sein des COMEX et des CODIR en place chez EXPLORE, mais également d’activer des choses qui étaient compliquées de mettre en place dans le monde physique notamment des réunions d’information assez larges pour lesquelles il fallait prévoir une logistique assez complexe. Teams permet de réunir facilement plusieurs dizaines, voire centaine, de collaborateurs au sein d’une réunion et donc de partager de l’information rapidement et simplement. »
Point important, ces évolutions touchent non seulement l’interne mais également les modalités d’échange et de communication vis-à-vis de l’externe : « Que ce soit avec nos clients mais aussi avec nos partenaires, nos banques, nos fournisseurs, nos conseils, nos Avocats ou autres qui bien souvent étaient dépourvus de moyens techniques pour pouvoir organiser des conférences téléphoniques ou des échanges à distance, Teams nous a permis de palier à ce manque et de maintenir le lien, de programmer des réunions, des points et de s’organiser rapidement et efficacement face aux contraintes imposées par le confinement. »
Au service de la proximité entre les collaborateurs
Alors que par le passé certaines personnes n’osaient pas forcément s’interpeller, de nouveaux liens interpersonnels se sont noués, comme si tout le monde se retrouvait à « égalité » sur Teams. « On se retrouve dans le même bureau virtuel, on ose plus facilement engager la conversation avec un collègue de l’entreprise qu’on ne connaissait pas forcément donc ça a permis de créer de nouveaux liens dans les équipes et dans l’entreprise. »
Au-delà du confinement, la généralisation de l’usage de Teams entraîne des changements profonds dans les habitudes de travail et de management. « Nous sommes adeptes du management de proximité, les managers sont très proches de leurs équipes et font des points réguliers avec les différents collaborateurs. Le confinement aurait pu déliter ce lien entre le manager et ses équipes mais Teams permet au travers de réunions informelles, en one to one, de maintenir ce lien-là et de poursuivre notre management de proximité qui est essentiel dans la culture et les valeurs d’EXPLORE ». Et dans ces temps d’isolement, la dimension relationnelle n’est pas oubliée. A titre d’exemple, une équipe « EXPLORE Outside » s’est constituée pour permettre aux collaborateurs de garder le lien les uns avec les autres, proposant régulièrement des animations et challenges afin de partager ensemble un peu de leur quotidien à distance
